¿Cuáles son los trámites para cobrar una herencia?

1. Documentación inicial

Lo primero que deberemos hacer es recopilar una serie de documentos oficiales, que nos serán solicitados de manera recurrente a lo largo de varios pasos burocráticos, hasta el cobro final de la herencia. Estos documentos son los siguientes:

• El Certificado de Defunción

Puede solicitarlo cualquier ciudadano que manifieste un interés (con acreditar el parentesco con el fallecido será suficiente) en obtener este documento. Tiene carácter gratuito y se solicita en el Registro Civil del lugar de residencia del fallecido. Puede solicitarse también en otro Registro Civil diferente o por correo postal, pero conllevará mayores tiempos de entrega. También puede solicitarse por Internet aquí. 

Muchas veces, la propia funeraria se ocupa de facilitar varias copias de este certificado a los familiares directos.

• Certificado de Actos de Última Voluntad

Este documento solo puede solicitarse pasados 15 días hábiles tras el fallecimiento en el Ministerio de Justicia, a través de la gerencia territorial correspondiente de tu lugar de residencia. Con él, sabremos si existen o no testamentos. En caso positivo, obtendremos información del último testamento válido, así como del notario que puede facilitárnoslo.

Para obtener el Certificado de Actos de Última Voluntad tendremos que aportar:

1. Certificado de Defunción.
2. Formulario Modelo 790 (código 006), que puedes descargar aquí, o puedes comprarlo en estancos. Con este formulario, deberás acudir a un banco o una caja y pagar la tasa de expedición del Certificado de Actos de Última Voluntad. Actualmente son 3,70 euros.
3. Justificante bancario del pago de la tasa.

Estas gestiones también puedes realizarlas de forma telemática a través de este enlace.

• Certificado de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento

En caso de que corresponda, para conocer las indemnizaciones y beneficiarios de las pólizas que el fallecido pudiese tener contratadas y que contemplaran el caso de fallecimiento. Se solicita también a través del Modelo 790 (006). Hay que tener en cuenta que el derecho a indemnización prescribe pasados 5 años desde la muerte del contratante.

2. Determinar quiénes son los herederos

Una vez obtenidos estos documentos, debemos determinar quién tiene derecho a la herencia. En este punto, pueden darse dos casos: que haya testamento o que no lo haya. Esto lo sabremos a partir del Certificado de Actos de Última Voluntad.

A. Si hay testamento. Acudiremos al notario que se indique en el Certificado de Actos de Última Voluntad. Este nos facilitará una copia autorizada del testamento (equivale a una copia compulsada). Para obtener este documento deberemos aportar el Certificado de Defunción y el Certificado de Actos de Última Voluntad.

B. Si no hay testamento. En este caso, deberemos realizar una declaración de herederos. Suponiendo que seamos familiares directos del fallecido (hijos, padres o cónyuge), realizaremos la declaración de herederos a través de una notaría (en caso de no mantener ninguna de las anteriores relaciones de parentesco, habría que realizar el trámite en el Juzgado de Primera Instancia correspondiente).

Para tramitar la declaración de herederos deberás aportar:

• DNI o Certificado de Empadronamiento del fallecido.
• Certificado de Defunción.
• Certificado de Actos de Última Voluntad.
• Libro de Familia o partida del Registro Civil (para acreditar el parentesco de los herederos).
• 2 testigos que conociesen al fallecido y puedan declarar que no existen otros familiares más cercanos que los solicitantes.

Aportada esta documentación, obtendremos un acta notarial que certifique quiénes son los herederos legítimos.

3. Hacer la valoración de la herencia

Una vez que hemos determinado quiénes son los herederos, debemos cuantificar los bienes y derechos que constituyen la herencia. Habrá que tener en cuenta, también, las posibles deudas que pudiese tener el fallecido. A estas, habrá que sumar los gastos propios de la gestión de la herencia o los gastos derivados del mantenimiento de los bienes del fallecido desde la fecha de su muerte.

En el caso de que sospechemos que la herencia puede traer consigo más deudas que beneficios, podemos aceptar la herencia a inventario. Esto nos asegura que solo responderemos a las posibles deudas con los recursos que nos aporte la propia herencia.

Para determinar el valor real de los diferentes bienes se suele recomendar la utilización del precio medio de mercado, un valor que viene fijado por cada comunidad autónoma. De esta manera nos evitaremos posibles problemas futuros con el pago de impuestos, en forma de solicitud de declaración complementaria. Esto podría ocurrir si intentamos valorar los bienes a la baja (por ejemplo, utilizando el valor catastral en lugar del de mercado, en la valoración de un inmueble), con el objetivo de pagar menos impuestos.

Realizaremos un inventario detallado de todos los bienes y derechos del fallecido, agrupándolos según el tipo de bien que constituyan:

• Bienes inmuebles. Lo más efectivo es acudir a los Registros de la Propiedad en donde pensemos que el fallecido pudiese tener algún bien inmueble y solicitar una Nota de Bienes a su nombre. Si hubiese propiedades cuya existencia desconociésemos, estas saldrían a la luz.

Para despejar toda clase de dudas, podemos solicitar también un Certificado Catastral justificando ser herederos del fallecido. De esta manera, sabremos si hay alguna propiedad registrada en el Catastro a nombre del fallecido.

• Saldos bancarios, valores sujetos a cotización y fondos de inversión. Solicitaremos un certificado en las entidades en las que el fallecido tuviese cuenta. De no conocer esta información, podemos consultar la última Declaración de la Renta del fallecido, en donde figuran estas cuentas. El saldo a tener en cuenta es el existente a fecha del fallecimiento.

• Seguros de vida. Debe estudiarse quiénes son los beneficiarios de los seguros. Si alguno de ellos forma parte de los herederos, lo que reciban en concepto de indemnización debe ser considerado parte de la herencia. Si los beneficiarios son los hijos del fallecido, las indemnizaciones tributarán al 100% en concepto de Impuesto sobre Sucesiones; en el caso del cónyuge, lo harán al 50%, tributando el otro 50% al IRPF.

• Usufructo vitalicio. También habrá que tributar por este derecho, realizando un cálculo aproximado de los años durante los que se disfrutará de él.

• Ajuar doméstico. Se refiere a los objetos personales, ropa o muebles del fallecido, excluyendo objetos de valor excepcional, como joyas u obras de arte. Se le da un valor del 3% del total de la herencia, a no ser que se acredite explícitamente un menor valor.

• Vehículos. Para conocer todos los vehículos inscritos a nombre del fallecido recurriremos a la Jefatura Provincial de Tráfico para solicitar el correspondiente certificado.

4. Cuaderno Particional

Se trata de un documento que entraña una cierta complejidad, por lo que suele ser redactado por un profesional. En este documento debe reflejarse:

• Quiénes son los herederos.
• El inventario de bienes y derechos y de deudas.
• La parte de la herencia que corresponde a cada heredero.
• Firma de todos los herederos.

En el caso de que el reparto de bienes incluya algún inmueble, un notario deberá ratificar el Cuaderno Particional (es necesario presentarlo en el Registro de la Propiedad para posteriores transmisiones de estos inmuebles).

Este paso es clave para el reparto de la herencia y en caso de no llegar a un acuerdo, la resolución podría llegar a la vía judicial, con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero para los herederos.

5. Impuestos

Se trata de un trámite que debemos afrontar siendo meticulosos. Si lo hacemos bien, evitaremos posibles conflictos futuros con Hacienda y podremos zanjar el tema de la herencia cuanto antes. Los impuestos que tenemos que pagar son el Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones y el Impuesto sobre el Incremento de Valor de Terrenos de Naturaleza Urbana.

• Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones. Es el impuesto principal de todas las herencias y está cedido a las comunidades autónomas, por lo que la cantidad a pagar dependerá de cuál fuese la comunidad autónoma de residencia del fallecido. Deberemos liquidar el impuesto en la delegación autonómica de Hacienda correspondiente, en un plazo de 6 meses (prorrogables en otros 6, asumiendo los intereses correspondientes) desde la muerte del fallecido.

Este impuesto se liquida a través del Modelo 650 y también puede tramitarse online aquí. 

Tendremos que adjuntar al Modelo 650 la siguiente documentación:

• Fotocopia de DNI de los herederos y del fallecido.
• Certificado de Defunción.
• Certificado de Actos de Última Voluntad.
• Testamento (copia autorizada).
• Copia de los contratos de seguros del fallecido o Certificado de Contratos de Seguros.
• Certificado de Saldos de las entidades bancarias correspondientes.
• Escrituras de inmuebles.
• Copia del último recibo del IBI (Impuesto sobre Bienes Inmuebles) del fallecido.
• Permiso de circulación del fallecido.

Con esta información, se nos calculará la cantidad que debemos abonar como pago del impuesto en un plazo de 15 días desde la presentación del Modelo 650.

• Impuesto sobre el Incremento de Valor de Terrenos de Naturaleza Urbana. También conocido como Plusvalía, solo debes pagarlo si en el reparto de la herencia te toca algún inmueble. Se liquida en el ayuntamiento que corresponda a cada inmueble en función de dónde esté ubicado. El plazo para el pago es también de 6 meses desde la muerte del causante de la herencia (prorrogable 6 meses, pagando los intereses de demora). En este caso, ya tenemos los documentos recopilados tras el pago del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones, así que bastará con que aportemos esos mismos documentos en el ayuntamiento para que un funcionario nos calcule la cantidad a pagar por la Plusvalía, que varía según el municipio. Algunos ayuntamientos permiten la realización de este trámite de forma online.

6. Recibir los bienes

Una vez hecha la repartición de los bienes y derechos entre los herederos y pagados los correspondientes impuestos, estaremos en disposición de recibir los bienes que se nos hayan adjudicado. Algunos de ellos requerirán, por su propia naturaleza, que realicemos una última gestión para que queden registrados como propios ante la Administración:

• Bienes inmuebles. No es obligatorio, pero sí recomendable, que pongamos los inmuebles recibidos a nuestro nombre en el Registro de la Propiedad que corresponda. También deberíamos comprobar que se haya cambiado la titularidad del inmueble en el Catastro.

• Saldos bancarios, seguros, participaciones… Para poder cobrar el saldo de cuentas, los posibles valores o participaciones que te hayan sido adjudicadas o las indemnizaciones de seguros, deberás acreditar la repartición de la herencia mediante copia compulsada del documento que corresponda (testamento o Cuaderno Particional) y justificar el pago del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones.

• Vehículos. Si recibes algún vehículo en el reparto, deberás presentar también el documento de partición de la herencia en la Jefatura provincial de la Dirección General de Tráfico, para que lo pongan a tu nombre.

Ahora ya conocemos un poco mejor cuáles son los trámites por los que tenemos que pasar para poder cobrar una herencia. Sabemos qué documentación necesitamos reunir, el orden con el que debemos gestionar y solicitar estos documentos, cómo se valora la herencia, cuáles son los puntos clave del reparto y qué impuestos que deberemos pagar. Conociendo todas estas cuestiones, será más fácil para nosotros afrontar el papeleo que conlleva una herencia y evitaremos que esta complicada situación nos sobrevenga con el pie cambiado.