Encarando ya la recta final del año, los autónomos debemos echar la vista atrás para revisar todos los gastos que hemos llevado a cabo a lo largo del año durante el ejercicio de nuestra actividad económica o profesional. Muchos de estos gastos serán deducibles, algo que puede reducir notablemente nuestra factura fiscal en las últimas declaraciones trimestrales de IVA e IRPF, en la declaración anual del IVA o de cara a la campaña de la declaración de la Renta 2018. Por eso, para no pagar de más y que la carga fiscal no merme nuestros beneficios por encima de lo estrictamente necesario, hoy haremos repaso de todos los gastos que podemos deducirnos como autónomos. Prestaremos especial interés a aquellos gastos deducibles incorporados en la Ley 6/2017, de 24 de octubre, de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, que entró en vigor el 1 de enero del presente año 2018. Comenzamos.
Requisitos para que un gasto sea deducible
Antes de nada, debemos ser conscientes de que no todos nuestros gastos van a ser deducibles como parte de nuestra actividad profesional o económica como autónomos. Esto dependerá en gran medida de la naturaleza de la actividad que desarrollemos. Por otra parte, en el caso de los gastos que si podamos deducirnos, esta deducción no va a ser siempre la misma ni vamos a poder aplicarla en las mismas condiciones, sino que deberemos valorar cada tipo de gasto en cuestión. En cualquier caso y hablando siempre en términos generales, sí que hay una serie de requisitos que deberemos cumplir para poder deducirnos ciertos gastos en nuestra factura fiscal como autónomos. Son los siguientes:
- Deben ser gastos directamente ligados a nuestra actividad económica como autónomos.
- En la mayor parte de los casos, deben ser gastos justificables mediante factura. En estas facturas deberán aparecer los datos fiscales tanto del proveedor como del autónomo que soporta el gasto (CIF o NIF, nombre y apellidos, razón social, dirección, etc.). Por ello, es necesario que llevemos un control y registro adecuado de las facturas que recibamos durante todo el año.
- Estos gastos deben estar registrados en los libros de contabilidad de la empresa o del autónomo.
¿Qué tipo de gastos podemos deducirnos como autónomos?
De forma general, los gastos que podemos deducirnos fácilmente como autónomos quedarían reflejados en esta lista:
- Consumos de explotación:gastos en materias primas, materiales, herramientas y todo tipo de bienes que necesitamos directamente para poder ejercer nuestra actividad.
- Alquiler de inmuebles vinculados a la actividad, así como los gastos de suministros y mantenimiento que de estos se deriven: locales comerciales, almacenes, despachos, etc.
- Gastos de gestoría o asesoría contable, fiscal, y legal, gastos financieros, gastos de agentes comerciales, etc.
- Gastos en publicidad y relaciones públicas y otros gastos de promoción del negocio.
- Sueldos y salarios de trabajadores.
- Cotizaciones a la Seguridad Social, tanto del autónomo como de sus empleados.
- Gastos de personal: formación, seguros, indemnizaciones, regalos, cotizaciones a planes de pensiones, transporte y vestuario de trabajo, etc.
- Tributos deducibles: principalmente IBI y el IAE. También podremos deducirnos el IVA soportado en el ejercicio de nuestra actividad, siempre que no lo hagamos ya a través de las declaraciones trimestrales específicas del IVA.
- Seguros:de responsabilidad civil, contra incendios, etc.
- Gastos de pertenencia a asociaciones profesionales o sectoriales, gastos de asistencia a eventos profesionales, actos formativos, etc.
- Gastos de asistencia médica. Los seguros por enfermedad y la asistencia médica son gastos deducibles en el IRPF con un límite de 500 € anuales, 1.500 € anuales en el caso de que algún miembro de la familia del autónomo sea discapacitado.
Otros gastos que podemos deducirnos
Además de los anteriores, hay otros tipos de gastos cuya justificación es algo más compleja y que dependerá de la actividad del autónomo en cuestión. Será el caso de los supuestos incorporados a partir del 1 de enero de 2018 con la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo: los que se originan cuando la actividad económica se desarrolla en la vivienda habitual del autónomo y los gastos de manutención y alojamiento del autónomo originados en desplazamientos durante el ejercicio de su actividad. Incluiremos también aquí los gastos relacionados con el vehículo particular del autónomo cuando este lo emplea también para ejercer su profesión.
- Gastos originados en la vivienda habitual del autónomo durante el ejercicio de su actividad
En los casos en los que nuestra vivienda esté parcialmente afecta a la actividad económica, deberemos comunicar a Hacienda el porcentaje del total de metros cuadrados de la vivienda que dedicamos al ejercicio de nuestra actividad. De la proporción obtenida, podremos deducirnos el 30 % de los gastos de suministros: agua, gas, teléfono, Internet, etc.
Por ejemplo, imaginemos que somos autónomos y que vivimos en un piso de 100 m², de los cuales tenemos 50 m² afectos a la actividad económica, y que soportamos unos gastos de suministros de 3.000 € anuales. En este caso, el porcentaje de superficie afecta a la actividad sería del 50 %. De este 50 % de la superficie afecta y por lo tanto de los gastos generados, tomaríamos solo un 30 % como gastos deducibles. Es decir: 50 % de 3.000 € = 1.500 €; 30 % de 1.500 € = 450 € que podríamos deducirnos anualmente de los gastos de suministro de nuestra vivienda por nuestra actividad como autónomos. O dicho de otra manera: 50 % * 30 % = 15 % sería el porcentaje del total de los gastos que podríamos deducirnos: 15 % de 3.000 € = 450 €.
- Gastos de manutención, alojamiento y dietas originados durante el desarrollo de la actividad económica
Como autónomos, podemos deducirnos los gastos originados en concepto de dietas de alojamiento y manutención que se deriven directamente del desarrollo de nuestra actividad. Para hacerlo, es imprescindible que el propio autónomo sea el beneficiario de los servicios, que estos sean prestados por establecimientos de hostelería o restauración, y que el pago se realice por medios electrónicos.
Cumpliendo estos requisitos, podremos deducirnos hasta 26,67 € diarios en dietas sin pernocta en territorio nacional y hasta 48,08 € diarios en el extranjero. En el caso de haber pernoctas, los límites ascenderían hasta los 53,34 € diarios para desplazamientos dentro de España y 96,16 € diarios para pernoctas que tengan lugar fuera de nuestro país.
- Gastos relacionados con el vehículo particular del autónomo
Si como autónomos, empleamos nuestro vehículo particular para el desarrollo de nuestra profesión, podremos deducirnos el 50 % del IVA de gastos como el combustible, gastos de parking, reparaciones y mantenimiento del automóvil, seguros y peajes.
En el caso de que nos dediquemos al transporte de personas o mercancías, a la enseñanza de conductores o que seamos agentes comerciales colegiados, podremos deducirnos el 100 % del IVA del combustible así como contemplar el 100 % de ese gasto como deducción en el IRPF.
Conociendo todos los gastos que podemos deducirnos en nuestra actividad económica como autónomos evitaremos pagar más de lo necesario, manteniendo nuestro balance de ingresos y gastos en un equilibrio óptimo para evitar el despilfarro. Por ello, es importante que estemos al día de cómo va evolucionando la legislación en este sentido. Así nos mantendremos actualizados para poder maximizar los beneficios de nuestro trabajo en lo que a materia de fiscalidad se refiere.
