A la hora de tomar decisiones sobre nuestro negocio, uno de los mayores debates se genera cuando estamos a punto de decidir quién se va a encargar de cubrir ciertas tareas. Podemos tomar dos caminos. El primero es contar con personal internamente que cubra esas necesidades del proyecto con todo el coste que implica; el segundo es apostar por la externalización, por recurrir a empresas externas que cubran las necesidades que tenemos.
Por norma general, la externalización se toma como un elemento negativo. Puede que algunas prácticas criticables hayan terminado desvirtuando este recurso. Sin embargo, no se trata de una práctica negativa por sí misma, sino de una forma de contribuir a la evolución de nuestra empresa sin tener que hacer sacrificios extremos que, cuando estamos dando nuestros primeros pasos, no nos podemos permitir, sobre todo si somos una ‘startup’.
Externalizar no es negativo, es una forma válida de conseguir dar pasos al frente en nuestro proyecto sin recurrir a una inversión de la que, por norma general, cuando comenzamos, no disponemos. A todos nos gustaría fundar un proyecto con todo el personal interno, pero es matemáticamente imposible. Existen ciertos servicios de nuestra empresa que se pueden y deben externalizar cuando iniciamos el camino. ¿Cuáles son las ventajas y los inconvenientes de externalizar?
Ahorra costes para el proyecto
La primera razón que sale a colación es la necesidad de ahorrar costes, algo indispensable cuando estás dando tus primeros pasos. La externalización nos va a permitir ajustar la inversión inicial por los costes derivados de servicios que tendremos que asumir en los comienzos. Piensa que no es igual contar con un empleado dedicado, por ejemplo, a la comunicación, el marketing y la atención a medios de comunicación, en plantilla, que derivar estos costes a una agencia.
Evidentemente, la atención nunca va a ser la misma, pero cuando estamos dando los primeros pasos como emprendedores, elegir una buena agencia aliada para cubrir estos menesteres es la mejor opción. Siempre que he iniciado nuevos proyectos, he externalizado mis necesidades corporativas en el campo de la comunicación porque con los años he establecido grandes relaciones de confianza con profesionales con los que trabajo consiguiendo grandes resultados.
Necesitas grandes aliados fiables
Precisamente sobre esto versa el siguiente punto sobre las ventajas e inconvenientes de externalizar. Es indispensable que establezcamos una relación de confianza con aquellos profesionales a los que vamos a asignar tareas que atañen a nuestro negocio. Estamos ante una empresa externa que, por ejemplo, va a dar soporte a la atención al cliente. Es clave que entienda la filosofía de nuestro producto antes de ponerse manos a la obra.
A veces, el desconocimiento de un producto puede provocar crisis de comunicación que fácilmente se pueden evitar con reuniones previas donde se establezcan las bases de una relación profesional. Esta situación puede producirse también cuando trabajamos con personal interno. La única solución es ordenar lo que queremos conseguir de un primer momento estableciendo las normas del juego (en el buen sentido de la palabra). Externalizar no es dejar al azar.
Puedes “perder el control” de la gestión
Se suele decir que externalizar también puede suponer “perder el control” de un proyecto y en cierto modo es real. De nuevo, el futuro del proyecto no va a depender tanto de nuestra capacidad para externalizar o internalizar sino de cómo vamos a ser capaces de comunicar nuestro plan de acción. Que ciertas tareas de nuestro día a día recaigan sobre personal externo no es sinónimo de caos y de falta de control, aunque puede serlo si no aplicamos ciertas normas.
Por ello, para evitar esta posible “pérdida” de control, es indispensable la comunidad. Estamos obligados a trabajar mano a mano con las empresas externas que nos ofrezcan servicios y a llevar un control no agresivo de las tareas que ejecutan. Remarco lo de “no agresivo” porque control no debe ser sinónimo de policía. La relación entre cliente y proveedor debe ser siempre correcta para fomentar un ambiente de trabajo que propicie las colaboraciones.
Nuestra obligación como emprendedores es tener siempre control sobre la planificación de nuestro proyecto. Para ello, externalicemos o no, es necesario respetar siempre el Plan de Empresa y saber cómo evolucionarlo en caso de que sea necesario en las diferentes etapas del negocio. Las decisiones que tomemos sobre la marcha serán las que determinen el éxito o el fracaso de nuestro proyecto más que nuestras decisiones o no en torno a la externalización.
Sigas los pasos que sigas, la externalización nunca es un mal sistema para fomentar el crecimiento de nuestro proyecto. Lo importante, como suele suceder, es apostar por decisiones inteligentes y control absoluto de nuestras decisiones. Para ello, es necesaria la planificación, y en temas económicos una de mis mejores aliadas es Cuenta Facto porque me ofrece una experiencia completa en el rendimiento de mis ahorros.
