Requisitos para que un gasto de un autónomo se pueda deducir
No todos los gastos que afronta el autónomo pueden deducirse en su IRPF, por ello Hacienda establece una serie de requisitos para para que un gasto sea deducible. Entre ellos, podemos encontrar los siguientes:
- Fundamentalmente los gastos tienen que estar vinculados directamente con la actividad económica que realice el autónomo.
- Esos gastos deben estar debidamente justificados con sus correspondientes facturas, en las que tendrán que figurar los datos del profesional (nombre y apellidos, CIF o NIF, dirección, etc.), aunque algunas veces se aceptan tickets o recibos simplificados (normalmente con importes bajos). Para evitar cualquier confusión o reclamación posterior de Hacienda es mejor que sean facturas válidas, así que ya sabes, recuerda pedir facturas…
- Esos gastos deben estar correctamente registrados a la hora de llevar la contabilidad de la empresa.
Listado de gastos que el autónomo puede deducirse en el IRPF
- Compras de género-consumo de explotación: compras de mercaderías, mercancías, materias primas y auxiliares, envases, embalajes, combustibles, material de oficina…
- Sueldos y salarios de los trabajadores: pagas extraordinarias, sueldos, dietas, premios e indemnizaciones, gastos de viajes y otros pagos en especie.
- Cotizaciones a la Seguridad Social: tanto del autónomo como de sus trabajadores.
- Otros servicios externos: primas de seguros, transportes, servicios bancarios, gastos en investigación y desarrollo (I+D).
- Alquiler de locales u oficinas para el desarrollo de la actividad.Servicios de profesionales independientes: abogados, notarios, gestores, auditores, asesores, las comisiones de agentes comerciales y de mediadores independientes.
- Cuotas de arrendamiento financiero: leasing o renting necesarios para llevar a cabo la actividad profesional.
- Gastos de mantenimiento de instalaciones y reparaciones: no se incluyen en este apartado los gastos de mejoras o ampliaciones porque se consideran inversiones amortizables en unos años.
- Gastos de personal: gastos de formación, seguros de accidentes del personal, regalos y obsequios (como por ejemplo las cestas de navidad), contribuciones a planes de pensiones, indemnizaciones por rescisión de contrato, etc.
- Gastos de mantenimiento de instalaciones y reparaciones: no se incluyen en este apartado los gastos de mejoras o ampliaciones porque se consideran inversiones amortizables en unos años.
- Otros servicios externos: primas de seguros, transportes, servicios bancarios, gastos en investigación y desarrollo (I+D).
- Alquiler de locales u oficinas para el desarrollo de la actividad.
- Servicios de profesionales independientes: abogados, notarios, gestores, auditores, asesores, las comisiones de agentes comerciales y de mediadores independientes.
- Suministros: agua, gas, electricidad, Internet y otros gastos de oficina no incluidos antes.
- Publicidad y relaciones públicas: página web, dominios, etc.
- Tributos que sean fiscalmente deducibles: como el IBI (impuestos de bienes inmuebles), el IAE (impuesto de actividades económicas) entre otros. No van a poder deducirse las sanciones, los recargos de apremio, etc.
- Gastos financieros: como los intereses de créditos y préstamos, comisiones bancarias, gastos de descuentos de efectos, recargos…entre otros.
- Amortizaciones: cuyo cálculo se realizará siguiendo la tabla de porcentajes para amortizaciones simplificadas de la Agencia Tributaria.
- IVA soportado: solo va a ser deducible cuando no se presenten declaraciones de IVA trimestrales.
- Otros gastos deducibles: gastos por asistencia a eventos, congresos, cursos…que guarden relación con la actividad profesional; compra de libros o cuotas de suscripción a revistas profesionales, asociaciones, cámara de comercio y otros.
- Pérdidas por deterioro del valor de elementos patrimoniales.
- Seguros: contra robo o incendio, seguros de salud, de responsabilidad civil…
A continuación, hacemos una mención especial a ese tipo de gastos deducibles que a menudo pueden ser “conflictivos” porque resulta complicado establecer la diferencia o el límite entre lo personal y lo profesional. Estos gastos a los que nos referimos son: gastos de teléfono móvil, de alquiler de oficina, local o vivienda propia en la que pueda desarrollarse el trabajo, gastos de viajes y dietas (comidas, cenas, billetes de avión, taxi), gastos de vehículo particular (gasolina, seguro, mantenimiento), gastos de vestuario.
Hacienda cada vez se muestra más exigente en la justificación de este tipo de gastos. Además, tenemos que recordar que estos gastos solo son deducibles para los autónomos en Régimen de Estimación Directa, bien sea normal o simplificada, para los autónomos que tributen por estimación objetiva no existen estos gastos deducibles ya que se fijan unas cuotas trimestrales.
Algún ejemplo práctico…
Teniendo en cuenta lo expuesto hasta ahora, nos encontramos con el caso de un trabajador autónomo, fontanero de profesión, que ha prestado unos servicios por los que ha cobrado 1.500 euros.
De esta cantidad, nuestro protagonista ha tenido unos gastos de 500 euros en materiales, por lo que pagará impuestos únicamente por el dinero que ha ganado (1.500-500=1.000 euros), en este caso 1.000 euros. Continuando en esta línea, también serían gestos deducibles, su teléfono móvil, si tiene furgoneta o vehículo para transportar material y herramientas (el combustible, seguro del automóvil, etc.) y si además cuenta con algún profesional (gestor o asesor) que le lleva la contabilidad y demás gestiones derivadas de su negocio, también podrá deducirse esos gastos.
Como ya hemos visto, la lista de gastos deducibles es bastante amplia y siempre va a depender del tipo de trabajo que realice el o la profesional, por lo que esperamos que esta información te resulte útil y te ayude a triunfar con tu negocio.
