Para realizar cualquier viaje, es necesario llevar a cabo una planificación previa de diferentes aspectos del mismo, de cara a que todo salga como queremos. De esta manera, evitamos posibles contratiempos, y optimizamos el tiempo y el dinero destinado al viaje. Esta planificación debe ser aún más exhaustiva si nos disponemos a emprender un viaje de negocios. En este caso debemos ser mucho más cuidadosos con la organización del viaje, ya que no está únicamente en juego nuestro tiempo y nuestro dinero, sino que también lo está el de la propia empresa y el de nuestros socios.
Por ello, hoy veremos una serie de factores a los que deberemos prestar especial atención a la hora de preparar nuestro viaje de negocios.
1. La documentación
Es habitual que los viajes de empresa se deban preparar con poco tiempo de antelación, ante una oportunidad de negocio que surge en un momento dado, un imprevisto, etc. Por eso, si solemos viajar en el trabajo con relativa frecuencia, es muy importante tener en regla nuestros documentos identificativos personales: pasaporte y DNI, ya que su tramitación suele llevar unos días. Debemos informarnos también de si el país de destino nos requiere algún tipo de visado para poder entrar. En este caso deberemos tramitarlo en la embajada o administración correspondiente. También existen empresas especializadas de tramitación de visados que pueden sernos de utilidad si vamos a visitar un país que requiera trámites especialmente complejos.
En función del destino, podremos tener que presentar un certificado de vacunas. Y si prevemos que vamos a necesitar conducir, deberemos consultar la compatibilidad de nuestro permiso de conducir con el país que visitaremos. En caso de incompatibilidad, deberemos tramitar la expedición de un permiso de conducción internacional.
2. Seguros de viaje
Siempre es interesante contar con un seguro especializado en viajes de negocio a la hora de planificar nuestro viaje de empresa. Este tipo de productos ofrecen una cobertura más específica ante supuestos como la pérdida de documentos, los retrasos y cancelaciones en medios de transporte y alojamiento, etc. Además, deberemos comprobar la vigencia de nuestra Tarjeta Sanitaria Europea en el país de destino o la cobertura internacional de nuestro seguro privado. También podemos contratar un seguro sanitario de viaje para la ocasión, si lo consideramos necesario.
3. Conocer el destino de nuestro viaje
Para evitar contratiempos, debemos conocer alguna información básica del país o ciudad a visitar: clima, franja horaria, costumbres, gastronomía, horarios, etc. Todo ello nos será de gran utilidad a la hora de planificar nuestra agenda, de reservar los medios de transporte que vamos a utilizar, o de adecuar nuestra vestimenta al lugar en cuestión. Además, conocer algunos datos sobre la cultura local siempre es útil para interactuar con nuestros anfitriones: conocer el protocolo de los negocios en el país, la forma de saludar, de dar las gracias y otras fórmulas para mostrar cordialidad, respeto y educación.
4. Elección del alojamiento
En el momento de elegir el hotel u hoteles en los que nos alojaremos durante nuestro viaje, debemos fijarnos principalmente en su localización. Debemos procurar que esté en un lugar próximo a las ubicaciones en las que desarrollaremos nuestro trabajo y nuestras reuniones. También debemos comprobar que tenga buenas conexiones con aeropuertos, red de metro, etc.
Por otra parte, es importante que nos informemos con antelación de los servicios y peculiaridades que ofrece cada uno de los hoteles que barajemos para nuestro viaje: conexión WIFI a Internet; horario del restaurante; servicio de habitaciones, por si necesitamos comer algo fuera de horas; servicio de lavandería y planchado, salas de reuniones, etc. Algunos hoteles ofrecen también áreas especiales con servicios propios de oficina: impresoras, ordenadores, teléfonos, etc.
5. Planificar nuestra agenda
Cuando planeemos nuestra agenda, debemos tener en cuenta los horarios locales del destino, así como el tiempo que nos llevará desplazarnos de unos lugares a otros una vez que estemos allí. Sí vamos a realizar vuelos de larga duración, debemos tener presente el efecto del jet lag, y darnos un tiempo de recuperación antes de planificar el primer encuentro de trabajo. Por otra parte, también es interesante dejar momentos de descanso durante los que podamos relajarnos y escapar momentáneamente del trabajo, ya que una agenda demasiado apretada no favorecerá nuestro buen rendimiento laboral. En este sentido, aprovechar los tiempos muertos que tengamos en actividades como la lectura, ver una película o escuchar música, nos ayudarán a desconectar y eliminar estrés.
6. Transportes en destino
Una vez aterricemos en el lugar en donde vamos a llevar a cabo el trabajo, tendremos que afrontar constantes desplazamientos: desde el aeropuerto al hotel, desde el hotel a los lugares de reuniones; a restaurantes, etc. Debemos conocer de antemano las opciones de transporte que nos ofrece el lugar de destino: metro, taxis, alquiler de vehículos, etc. y elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades y a nuestro presupuesto.
7. El equipaje
A la hora de empaquetar nuestro equipaje, elegiremos una maleta que nos permita llevar todo lo que necesitamos para realizar nuestro trabajo, que proteja nuestro material de trabajo y que nos permita desplazarnos cómodamente. Deberemos llevar la ropa necesaria para cada tipo de reunión, pero solo la imprescindible, evitando tener que cargar con peso de forma innecesaria. Al disponer nuestra ropa dentro de la maleta, la organizaremos en función del peso y la delicadeza de cada prenda. Dejando más arriba aquellas prendas más susceptibles de arrugarse y más delicadas. La ropa de calidad suele aguantar mejor el trasiego de los viajes, así que será muy útil que tengamos esto en cuenta mientras nos preparamos.
Si llevamos equipos informáticos, instrumentos electrónicos, documentos, o cualquier otro material de trabajo delicado, deberemos llevarlo en maletas especiales para este tipo de equipo. Siempre es interesante contar con maletas estancas para guardar este tipo de enseres, así como disponer de cierres de seguridad mediante códigos o llaves.
Siempre que podamos intentaremos evitar la facturación de nuestro equipaje, ya que es posible que podamos sufrir pérdidas que nos impidan cumplir con los objetivos de nuestro viaje. Una breve consulta a las condiciones que establezca nuestra compañía de transporte en materia de equipaje, equipaje de mano, bultos extra y facturación, nos evitará muchos quebraderos de cabeza.
8. Carga las pilas
De manera literal. Es imprescindible que nos aseguremos que todos los dispositivos electrónicos que vamos a utilizar durante nuestro viaje tienen las baterías cargadas al máximo: portátil, móvil, tablet, etc. Podemos llevar también baterías extra si es necesario, o dispositivos de recarga autónomos (power banks). Hay que recordar también, llevar los cargadores de corriente que necesitemos para cada uno de los aparatos, así como adaptadores o transformadores de corriente específicos para poder utilizarlos en los lugares de destino. Si queremos disponer de llamadas y datos en nuestro teléfono durante el viaje, tendremos que consultar la política de roaming de nuestra compañía para el país de destino, o contratar algún plan específico para el viaje.
Siguiendo estos consejos en el momento de planificar nuestro viaje de empresa estaremos mucho mejor preparados para afrontar los contratiempos que puedan aparecer. También optimizaremos nuestra estancia en el destino a visitar, sacando el máximo partido a nuestro trabajo y optimizando nuestro tiempo y nuestro rendimiento. 8 consejos que harán que nuestro viaje de negocios sea un auténtico placer.
