“Hago mis reuniones de pie para que todo el mundo sienta la necesidad de ir al grano”. @MagoMore
Las reuniones de equipo son un medio de comunicación esencial en las organizaciones. Su realización permite exponer información, recabar ideas y lo que puede resultar aún más atractivo y motivador; persuadir a los demás de tomar decisiones en un determinado sentido.
Todas estas funciones se verán favorecidas por las habilidades que muestren los y las participantes de las mismas, entendiendo como exitosas las ideas que consigan convencer y provocar los comportamientos deseados en los demás, ya se trate de proponer un sistema de recompensa por equipos, la optimización del espacio físico en la oficina o una iniciativa para el uso eficiente de la energía en la empresa.
Entre las herramientas y técnicas que permiten incrementar nuestras probabilidades de éxito, destaca el uso de presentaciones eficaces, las aplicaciones 2.0 y el humor, los cuales atraerán la atención de la audiencia y producirán un mayor impacto sobre su forma de actuar.
Quiero haceros diez propuestas para parecer inteligente en una reunión de equipo, basadas en este artículo elaborado por @sarahcpr. Estas recomendaciones con mucho humor e ironía, serán muy útiles en vuestra vida profesional siempre que no os dejéis engañar por la simplicidad de sus títulos y adaptéis su aplicación a vuestro contexto de trabajo y estilo relacional.
1. Dibuja un diagrama de Venn
“Tus compañeros estarán deseosos de saber cómo llamas a cada círculo, cómo de grande es cada uno y demás detalles”.
Los gráficos son una herramienta muy potente para dar a conocer información y atraer o alejar a las personas de una determinada postura. No obstante, pueden ser fuente de sesgos y manipulación contra los que es necesario estar preparados.
La mejor forma de hacerlo es conocer esos posibles sesgos e interpretaciones erróneas, de forma que tanto su uso como su recepción eviten el impacto que una información incorrecta podría tener sobre nuestras decisiones y las de los demás.
Para fundamentar tus argumentos sobre la eficacia del equipo existen herramientas que abarcan la medición del tiempo empleado en dispositivos electrónicos o el tiempo invertido en cada proyecto.
2. Traduce los porcentajes en fracciones y apúntalo en una nota
“Todo el mundo quedará impresionado por tus habilidades matemáticas”.
Al igual que ocurre con los diagramas, el uso no justificado de conceptos más o menos abstractos, estadísticos, cuantitativos o simplemente fuera de contexto, no aportará mayor valor a la información, sobre todo teniendo en cuenta nuestras habilidades para interpretar tales conceptos.
Otras ideas no probadas que se asocian a una mayor capacidad de persuasión son las características de la persona que las defiende, entre ellas su estado de ánimo.
Cuando se pidió en un estudio que participantes tristes o contentos escribiesen argumentos persuasivos a favor o en contra de temas controvertidos, aquellos que tenían un estado de ánimo negativo dieron argumentos de mayor calidad y más persuasivos que los participantes felices. En concreto, sus argumentos contenían información más concreta y tangible, y fueron más útiles a la hora de conseguir una actitud de cambio real.
3. Pide a todo el mundo volver un paso atrás
“¿Podemos retroceder un paso en este punto?»
A menudo las reuniones de equipo se prolongan en el tiempo, lo que hace que nuestra atención disminuya y nuestros intentos por parecer interesados e interesantes sean poco productivos. Como alternativa se plantea la posibilidad de planificar un encuentro “atractivo” en sí mismo, donde solo acudir ya sea algo deseable para los empleados y empleadas.
Ello puede hacerse creando un ambiente pensado para la ocasión (dentro o fuera de nuestras instalaciones), utilizando dinámicas con algún componente de ocio, y con oportunidades para practicar aquello que se propone, ya sea trabajar por equipos, un uso diferente del espacio o la práctica de nuevas habilidades mediante role play.
Esta táctica ya se utiliza en empresas tecnológicas desde los procesos de selección, donde contextos más informales buscan atraer y retener el talento. Esto da idea a los profesionales y colaboradores del ambiente de trabajo y los esfuerzos que hace la empresa por plantear eventos que resulten interesantes.
“Relacionarse tiene mucho que ver con cómo llevarse bien con los demás, cómo gustarles y cómo persuadirles”. @falcaide
4. Toma notas todo el tiempo mientras asientes con la cabeza
“Anota una palabra de cada frase que oyes mientras asientes”.
Como directivo, si has evaluado la preferencia de tus empleados por las reuniones de equipo, quizás hayas encontrado que estas no gozan de mucha popularidad por diferentes motivos: demasiado largas, fuera del horario de trabajo, objetivos y planteamientos difusos….
Si no te planteas invertir más recursos para hacerlas más atractivas o deseables, al menos será útil concentrarlas en tiempo y forma.
La filosofía Twitter aplicada a tus reuniones de equipo: expresar tus ideas importantes en menos de 140 caracteres te permitirá concretarlas, decidir de antemano qué es lo realmente importante y facilitar el recuerdo a los demás de lo que pides hacer.
Antes de exponer una idea en tus reuniones de equipo, pásale cuatro filtros:
- ¿Mejorará tu vida profesional o la de tus colaboradores?
- ¿Es útil, interesante o divertida?
- ¿Querrías escuchar esa idea?
- ¿Se traduce en una acción clara y comprendida por todos?
Si cumple con los cuatro, tu idea tiene todo lo que necesita para ser defendida.
5. Repite lo último que se haya dicho, pero hazlo muy despacio
“Justo después de que alguien intervenga, interrumpe con un ‘déjame repetir eso que has dicho’ «.
Además de concretar su contenido y limitar su duración, es posible mejorar el estilo con el que se exponen las ideas sin necesidad de artificios como repetir lo que otra persona ha expuesto.
Las estrategias para ello van desde utilizar parámetros periodísticos, hasta crear un esquema propio al que ser fiel y sacar partido. Por ejemplo, estas son las 12 claves que propongo para crear y compartir presentaciones eficaces:
- Enfocadas. Objetivos y contenidos específicos y concretos
- Coherentes. Con contenidos relacionados con los objetivos
- Organizadas. Incluyen índices, decálogos, titulares
- Agregadas. Incluyen una slide para cada idea, paso o secuencia
- Visuales. Ideas, consejos y conclusiones breves y con imágenes
- Auténticas. No fuerzan consejos tópicos, no usan frases hechas
- Fundamentadas. Con datos y conclusiones elaboradas
- Aplicadas. Evitan contenidos teóricos enunciativos
- Originales. Evitan formatos y contenidos vistos o convencionales
- Diseñadas. Cuidan tipografía, imágenes, tamaños…
- Motivadoras. Plantean motivos, preguntas, retos, tareas, casos
- Entretenidas. Usan recursos audiovisuales y humor
6. Pregunta «¿Esto escalará?», no importa de qué se trate
“Nadie sabe realmente qué significa «escalar», pero es una pregunta comodín que incomoda a los ingenieros”.
Recopila y gestiona tus propios recursos.
En lugar de obtener ventaja de la preparación y metodología de los demás, resulta más útil y adecuado para tu marca profesional almacenar y gestionar por ti mismo aquellos recursos que puedan servirte para participar, motivar y obtener los cambios que te propongas en tu equipo de trabajo, ya sea para alentar la competición, la participación o el compromiso de tus empleados.
Una forma de hacerlo es consultar fuentes especializadas en contenidos verbales como son los libros y sitios web que contienen humor, frases célebres, metáforas o historias, incluyendo los que ya utilizan otros profesionales. Para este fin existen aplicaciones que facilitan un registro eficiente de esta información, como Evernote.
Y si utilizas el humor, recuerda que es más divertido si no ofende a nadie :)
Dos amigos están de safari por la selva cuando de entre unos arbustos sale un león. En un primer momento ambos se quedan inmóviles, pero de repente uno se quita la mochila y saca unos playeros más ligeros que las botas que llevaba y se las empieza a poner. El otro, sorprendido ante la reacción del amigo y con el miedo en el cuerpo le pregunta:
– ¿Para qué te cambias los playeros si corre más que tú y te va a coger igual
-Puede ser, pero lo que yo quiero es correr más que tú”
7. Paséate por la sala
“Una persona que se levanta de la mesa y comienza a caminar infunde inmediatamente respeto”.
Esta táctica puede ofrecerte resultados en los primeros intentos, pero después perderá fuerza, como todas aquellas tácticas impostadas para las que venimos ofreciendo una alternativa más motivadora y profesional.
Si buscas obtener la atención y respeto de la audiencia, ten en cuenta estas 25 formas de empezar tu presentación:
- Historia
- Hecho poco conocido
- Estadística interesante
- Cita potente
- Pregunta, retórica o no
- Relación con la ocasión o lugar
- Desafío
- Frase sorprendente
- Referencia a informe/programa/titulares de la empresa
- Enlazar con el tema de la reunión
- Afirmación o promesa valiente
- Conexión inmediata con la audiencia: “A mí también …”
- Recomendación en primer lugar (para presentaciones de negocios)
- Relevancia de tu tema
- Explicación demandada por la audiencia
- Mencionar lo que ronda por las cabezas de los asistentes
- Leer de una carta, reseña, informe o newsletter de la empresa
- Transportar a la audiencia a un lugar o un tiempo diferentes: “Imaginad …”
- Definición de diccionario de una palabra clave para el tema
- Hacerle un cumplido a la audiencia
- Un chiste relevante (advertencia: ¡muy arriesgado!, úsalo sólo en el caso de que sea original, de que seas de verdad chistoso y de que el chiste introduzca a la perfección el tema, en caso contrario, ¡abstenerse!)
- Referirse a un comentario o situación anteriores en la reunión
- Recordar una fecha, persona o causa especiales
- Recitar un breve poema
- Leer la letra de una canción. Podrías cantarla si de verdad sabes cantar :)
8. Pide a la persona que conduce la presentación que vuelva una diapositiva hacia atrás
“Si pides aclaraciones parecerá que prestas mucha más atención que el resto”.
Alargar premeditadamente una reunión de equipo con el único fin de destacar, igualmente puede tener efecto las primeras veces, pero “huele raro” las siguientes. Para contribuir a la agilidad de las reuniones tienes a tu disposición las siguientes opciones:
- No intervenir hasta el final.
- Tomar nota en silencio de las ideas que te gustaría tratar.
- Hacer uso de plataformas de participación online durante y después de la reunión para dudas, aportaciones y debates.
“Las reuniones exprés son una pasada. Son rápidas y flexibles, no molestan a nadie, y sirven para concentrar en pocos minutos muchas microconsultas y micropeticiones”. @bertop
9. Sal de la sala para atender una llamada muy importante
“Cuando haces esto todo el mundo se da cuenta de lo ocupado que estás y lo importante que eres”.
A menudo la participación no es suficientemente valorada o fomentada en las organizaciones, lo que hace que los empleados eviten, intenten escapar de reuniones y eventos sociales o los consideren prescindibles.
Antes de planificar una reunión evalúa los siguientes aspectos:
- ¿Es necesaria?
- ¿La hemos preparado suficientemente?
- ¿Tenemos que convocar a todo el mundo?
- ¿La información de la convocatoria es adecuada?
- ¿Tiene objetivos claros? ¿Y tiempo establecido?
- Y la más interesante y oportuna de todas, ¿podemos utilizar un medio menos disruptivo de participación y debate?
Aplicaciones 2.0 para el trabajo en equipo
Campfire es un servicio de mensajería diseñado de forma exclusiva para grupos que permite compartir archivos e incluye llamadas de conferencia y su grabación.
HipChat permite crear conferencias por departamentos, compartir pantalla y la búsqueda de conversaciones.
Hangouts permite mantener reuniones en línea desde varios dispositivos.
Jell permite a los usuarios responder a las preguntas clave para conocer los objetivos cumplidos y los pendientes.
Less Meeting sirve para programar reuniones al mismo tiempo que para recordar y establecer como realizadas las tareas pendientes.
FreeConference ofrece multiconferencias de voz con el extra de poder integrar nuestra cuenta de Evernote y generar (y compartir a la vez) el acta de la reunión mientras ésta se desarrolla.
“Convocar reuniones es gratis, tenerlas, no” @bertop
10. Haz bromas sobre ti mismo
“Valorarán tu honestidad, y lo más importante, parecerás el más listo de todos los presentes”.
Una persona sin humor es como una carreta sin amortiguadores: se ve sacudida por todas las piedrecitas del camino. Eso sí, es importante que su uso resalte tu profesionalidad y motivación en lugar de ponerlas en duda ;)
La valoración de un comportamiento como bueno o malo, eficaz o no eficaz depende del contexto. Aunque algunas competencias sean valoradas potencialmente como ‘buena actitud’, importa también ponerlas en juego en el formato y la intensidad adecuada para cada contexto, como ocurre con las habilidades sociales.
Así, la tendencia a tomar iniciativa en lugar de esperar es generalmente valorada como positiva, pero en un entorno en el que se tienda al ‘activismo’ o a la sobreactividad, podría considerarse una buena actitud mostrar reflexión y análisis antes de la acción.
De la misma forma, realizar propuestas motu proprio en el trabajo puede considerarse positivo, como muestra de profesionalidad y motivación, pero también podría verse como arrogancia si no revisaste antes las propuestas que ya hicieron otros compañeros y compañeras respecto al tema que se trata.
Lo mismo ocurre con el humor. Ser una persona divertida e ingeniosa es adecuado cuando no te pasas de gracioso, y ese límite depende de la compañía y el momento. Su utilidad y conveniencia depende del contexto donde se dé.
No se puede trabajar sin reuniones, pero sí sin la mayoría de ellas @bertop
