El término presupuesto puede aplicarse a diferentes campos y en distintos ámbitos, pero en líneas generales es un documento que recoge un cálculo anticipado del coste de una obra o de un servicio.
Si nos referimos al campo de las finanzas y la economía, el presupuesto es la cantidad de dinero que se estima necesaria para hacer frente a ciertos gastos. Si por otro lado hablamos en el ámbito comercial, el presupuesto es un informe o documento en el que se detalla el coste que va a tener un servicio si este llega a realizarse.
Partiendo de estas definiciones, en el siguiente artículo vamos a darte una serie de recomendaciones sobre cómo hacer un presupuestopara tus clientes.
Consideraciones a tener en cuenta
– No puedes olvidar que un presupuesto es tu carta de presentación ante tus clientes y que, tanto si estos conocen la empresa como si no, debes exponerles de forma sencilla y detallada cuál o cuáles son tus servicios.
– Tendrás que responder a todas sus necesidades. En este aspecto, deberás recoger en el presupuesto todas las acciones que se incluyen en tu servicio, pero también las que están fuera del mismo para evitar cualquier tipo de confusión o malentendido que se pueda llegar a originar.
– Cuida la redacción del presupuesto. El texto deberá ser conciso y claro, procurando que el cliente entienda bien en qué va a consistir el servicio que vas a realizar, atendiendo en todo momento a lo que el cliente necesita.
– Ordena el presupuesto de mayor a menor prioridad. Procura que aparezca al principio del presupuesto lo indispensable y más hacia el final todo aquello que puede ser opcional.
– Trata de equilibrar en este documento los gastos totales, los recursos utilizados, el tiempo de trabajo invertido y el margen de beneficio que quieres obtener.
– Sé rápido. El cliente siempre quiere todo en la mayor brevedad posible y no puedes dejar pasar ninguna oportunidad. Eso sí, con la rapidez no te olvides de hacer las cosas bien.
¿Qué información debe contener un presupuesto?
Aunque cada empresa y autónomo encontrará su estilo a la hora de elaborar un presupuesto, existen una serie de datos que debes incluir en este documento y que pasamos a ver a continuación.
Recuerda que el presupuesto tiene que ser lo más claro posible y deberás detallar al máximo los servicios que vas a prestar para que el cliente tenga claro en todo momento lo que va a pagar.
- Datos de quién presta el servicio/ Datos de la empresa: nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio fiscal y otros datos de contacto como pueden ser el teléfono, el correo electrónico, etc.
- Datos del cliente: nombre del cliente (independientemente de si es empresa o particular), CIF o DNI, domicilio.
- Concepto: aquí debe detallarse el servicio prestado o los elementos que componen el producto. También pueden añadirse otros costes que tenga asociados como las horas de trabajo, el número de unidades y su coste unitario junto al coste total de las mismas, siempre y cuando estemos hablando de un producto.
- Importe: debe desglosarse indicando la base imponible, la suma de los conceptos sin IVA, el tanto por ciento de IVA que se aplica y el importe total del presupuesto, que es la cantidad resultante de la suma de todo lo anterior.
Quizás calcular los precios sea la parte más complicada de todo este proceso. Para elaborar un presupuesto de manera adecuada debes estar seguro de que los precios que incluyes en él son acordes con las soluciones y servicios que se van ofrecen al cliente. Para ello, es importante que tengas en cuenta cuál va a ser el coste de tus trabajadores (en caso de que los tengas) o tu propio coste, los posibles imprevistos que puedan darse y el margen de beneficios que esperas obtener.
- Forma o método de pago: puede especificarse si el pago va a realizarse mediante transferencia, ingreso bancario o efectivo, pero deberá quedar claro para ambas partes.
- También van a poder añadirse al presupuesto otras anotaciones como el plazo de entrega, las garantías y condiciones legales, etc. Estas otras especificaciones pueden ayudarte a completar tu presupuesto y generar así más fiabilidad ante el cliente.
No dejes que la relación con tu cliente termine con la entrega del presupuesto, en cualquier negocio es muy importante llevar a cabo un seguimiento de los servicios realizados y mantener el contacto con nuestro cliente por si surgen posibilidades de ampliar nuestro trabajo.
