¿Cómo hacer un inventario en tu empresa correctamente?

¿Qué es hacer inventario?

Hacer inventario es constatar que los bienes o activos que se reflejan en los libros de la empresa concuerdan con la realidad. Es decir, consiste en verificar que lo que lo que creemos que hay en la empresa en función de los registros, existe realmente. También implica comprobar el buen estado de estos materiales: tanto los activos fijos de la empresa: bienes inmuebles, instalaciones, maquinaria, equipos informáticos, etc. ; como los activos circulantes: materias primas, productos en existencia que tenemos almacenados, consumibles, etc.

¿Por qué es beneficioso hacer inventario para una empresa?

El principal objetivo de hacer inventario es el de comprobar que la empresa cuenta con todos los bienes que son necesarios para el correcto desarrollo de su actividad, procurando que no haya exceso ni defecto de productos y materias primas, y comprobando el buen estado de las existencias. De forma más concreta, las funciones y beneficios de hacer inventario serían los siguientes:

• Nos permite obtener información fiable del stock de materiales y productos con el que cuenta la compañía, información muy valiosa para tomar decisiones de gestión, producción y ventas en los diferentes departamentos de la empresa.

• Es una herramienta para detectar desfases entre los registros de la empresa y la situación real. De esta manera, al hacer inventario somos capaces de ver si hay desviaciones, positivas o negativas, y de tomar las oportunas medidas al respecto.

• Evitar roturas de stock. En el caso de que haya desviaciones negativas, es decir, que tengamos menos producto o materiales de los que se reflejan en los registros de la empresa, podríamos sufrir lo que se conoce como una rotura de stock. Esta rotura de stock supone que la empresa no puede desempeñar su actividad de producción o ventas por falta la falta de activos en existencia, lo que supone una pérdida de eficiencia, productividad e ingresos.

• Evitar la presencia de excedentes. Al hacer inventario nos aseguramos también de que no estamos acumulando más materias primas o productos finales de los que necesita la empresa. Así reducimos gastos de gestión y almacenaje y evitamos que los productos y materiales puedan deteriorarse.

• Sirve para comprobar el estado de los bienes de la empresa. Además de para hacer recuento de bienes, hacer inventario nos permite también saber el estado real de estos bienes, detectar cuando un producto está cerca de su caducidad o desfase y tomar medidas comerciales al respecto: realizar acciones promocionales o de liquidación para dar salida a excedentes; realizar compras a proveedores en el momento adecuado para beneficiarnos de descuentos por volumen, etc.

• Nos permite conocer el valor de los activos de la empresa, una información muy útil de cara a tomar decisiones estratégicas y también para reflejarla en el cierre contable de la empresa al final de cada ejercicio económico.

Recomendaciones para llevar nuestro inventario al día de forma fácil

En función del tamaño, la complejidad y la actividad de nuestra empresa deberemos realizar nuestro inventario con más frecuencia y mayor control. Pero de forma general, podemos seguir una serie de recomendaciones para hacer que este trabajo sea más llevadero y efectivo.

• Adoptar un sistema de gestión y registro de productos que se adecue a las necesidades de la empresa. Hoy en día existen multitud de herramientas informáticas y electrónicas cuya función es la de facilitar los trabajos de registro e inventariado de materiales y productos en almacén. Debemos valorar cuáles de estos sistemas son los más adecuados para mejorar nuestras gestiones y, si la inversión merece la pena, implementarlas en nuestro método de trabajo. Soluciones informáticas, sistemas de registro mediante códigos de barras o códigos QR, bases de datos… La mejor solución será la que mejor se adapte a nuestras necesidades.

• Es importante que todos los departamentos de la empresa (producción, almacenaje, oficinas, ventas, etc.) y sus trabajadores se impliquen en el correcto funcionamiento del sistema de inventariado y registro. De esta manera minimizaremos los errores humanos que a menudo derivan en desviaciones de inventario. La automatización de los procesos de registro que mencionamos más arriba puede ser también muy útil en este mismo sentido.

• Debemos ser estrictos con la periodicidad con la que realizamos inventario. Cuando menos, deberíamos realizar inventario una vez al año, de cara a hacer recuento de los activos de la empresa para el cierre contable. Pero siempre que sea posible, es mejor realizar un control de inventario continuo, incorporando la actualización de los datos de nuestro registro en el trabajo del día a día.

• Hacer una clasificación de los diferentes tipos de activos de la empresa: activos fijos, activos circulantes, consumibles, etc.

• Registrar la localización física de los materiales y productos en el almacén, para ganar en eficiencia y productividad.

• Regularizar las desviaciones que puedan aparecer al hacer inventario en nuestros libros de registro, de cara a actualizar la información que estos recogen y aumentar su fiabilidad.

Como vemos, llevar a cabo labores de inventariado y registro de los activos de nuestra empresa puede ser muy útil. No solo nos ayudarán a organizar mejor la gestión de nuestros bienes y de nuestro trabajo, sino que nos permitirán minimizar pérdidas y ganar en productividad. Una magnífica herramienta para que nuestra empresa sea más eficiente.