Como ya sabemos, una factura (véase factura de compra o factura comercial), es un documento mercantil donde queda reflejada toda la información de una operación de compraventa.
Aunque todos estamos familiarizados con este documento, su presencia será más común para aquellos que realicen directamente una actividad comercial como pueden ser los autónomos, otros profesionales freelance o el caso de las empresas, que tendrán que detallar en ella las mercancías compradas o los servicios recibidos junto a su cantidad e importe y deberán entregársela a su comprador.
¿Sabes cómo hacer una factura correctamente? ¿Conoces todos los datos que debes incluir en ella? Si eres una persona que vas a tener que realizar este tipo de gestiones de una manera cotidiana, te vendrá bien leer el siguiente artículo en el que te mostramos todos los pasos que debes seguir para que tus facturas sean válidas.
¿Qué datos tiene que contener una factura?
Aunque existen distintos tipos de facturas que podremos clasificar en función de su contenido, valor, medio de transmisión o de los requisitos que contenga, toda factura será válida siempre y cuando contenga los siguientes datos:
1. Datos del profesional y emisor de la factura
La factura deberá incluir el nombre y apellidos del trabajador por cuenta propia su dirección y NIF. En caso de que se trate de una empresa, se incluirá el CIF.
Como información adicional, no está de más añadir un número de teléfono o una dirección de correo electrónico.
2. Número de factura
Es muy importante que toda factura tenga un número identificativo que además deberá ser correlativo, es decir, tendrá que llevar un orden en relación a la primera factura emitida.
3. Fecha de emisión
Otro dato que cualquier factura debe contener de manera imprescindible es la fecha en la que se ha emitido. Además, esta fecha debe estar de acuerdo a su numeración.
4. Datos del remitente /cliente
De la empresa o de la persona a la que se dirige la factura con nombre y apellidos, dirección o razón social y NIF o CIF. Como sucede en el primer punto, se podrán añadir otros datos de contacto que se consideren necesarios.
5. Concepto de la factura
Especificar el motivo de la misma; una breve descripción de los servicios prestados.
6. Cuantía de la factura sin impuestos
Importe de la factura libre de impuestos, lo que se conoce como base imponible.
7. Retención de IRPF
Al importe inicial de la factura se le tendrá que aplicar la retención correspondiente de IRPF (si trabajas por cuenta propia). El porcentaje de IRPF que se retiene, dependerá de la actividad profesional en la que se esté dado de alta.
8. IVA (Importe de Valor Añadido)
Como sucede en el punto anterior, al importe inicial habrá que aplicarle un 21% generalmente, salvo que tu actividad esté exenta de IVA o tribute en un porcentaje distinto. No olvides consultarlo.
9. Importe total
Será la cantidad resultante tras sumarle a la base imponible el IVA y restarle el IRPF (en el caso de los trabajadores por cuenta propia).
10. Forma o método de pago
Sistema por el que se realizará el cobro de la factura. Lo más común es la transferencia bancaria, por lo que también habrá que incluir en la factura el número de cuenta al que se realizará el abono.
11. Fecha de vencimiento
Además de la fecha de emisión de la factura, es conveniente que también incluyamos su fecha de vencimiento. Este dato es muy útil para los departamentos de contabilidad y financieros, ya que les informa sobre la fecha máxima en la que se puede realizar el pago.
Recomendaciones a tener en cuenta
- Incluye todos tus datos fiscales correctamente y por favor no olvides revisarlos con atención antes de enviar la factura.
- Para que tu factura sea válida, infórmate de si tu actividad está exenta o no de IVA e IRPF y qué porcentaje te corresponde aplicar.
- Calcula bien las cantidades correspondientes y repásalas las veces que sea necesario.
- No olvides añadir el número de tu cuenta bancaria si quieres recibir el pago de tu cliente a través de alguna entidad; repasa bien todos los números para evitar problemas y confusiones.
- Guarda una copia de tus facturas para poder presentarlas en tus próximas declaraciones.
- Mantén ordenadas tus facturas, según su numeración y fecha.
Siguiendo estos sencillos pasos, no vas a tener ningún problema a la hora de hacer tus facturas. ¿Ya estás preparado para realizar una factura? ¿Probamos? A continuación, te proponemos el siguiente modelo:
